Considérant que notre ancienne proposition était de définir une participation ouverte active et une participation ouverte passive et que les catégories de participation seront considérés lors du comité de subventions dans la catégorie non-académique de la grille d’évaluation des subventions

Considérant que les définitions de participation ouverte active et de participation ouverte passive ne sont pas des définitions claires. Ces deux catégories devraient être un critère d’évaluation et non une limite d’un montant demandé.

Considérant que le comité de subventions a comme mandat de vérifier la nature et la portée des événements.

Considérant que le comité de subventions a comme mandat, à partir d’un code éthique et d’une grille d’évaluation, de favoriser le plus possible l’impartialité. (politique de financement 3.1)

Que le comité de subventions ait l’ultime tâche de décider des montants de subventions octroyées aux projets demandeurs avec un plafond commun de 1 500 $ pour les catégories ouverte active et avec un plafond commun de 1 200$ pour les catégories ouverte passive de la classification non-académique;

Que les montants soient octroyés selon les critères suivants et que ces critères soient inclus dans le formulaire de demande de subvention :

-La participation ouverte active sera privilégiée monétairement par rapport à la participation ouverte passive dans les montants octroyés

-La nature des projets soit:  les valeurs de l’université et la corrélation des connaissances apprises et la mise en pratique de celles-ci, sera considérée tout autant que la portée (le nombre de membres rejoints).

-Le comité de subvention doit tenir compte des critères d’organisation, de participation et d’audience des projets demandeurs pour déterminer le caractère passif ou actif de lesdits projets.

-Le comité de subventions se réserve le droit de changer la catégorisation des projets selon la description des projets et de leur nature, afin de considérer les projets mal catégorisés et de leur octroyer une subvention adéquate

-Le comité de subventions se réserve le droit de vérifier le budget prévisionnel des projets et ainsi que de demander de faire des corrections aux demandeurs afin que les projets soient considérés malgré quelques lacunes.

-Le contrat de procédure de versement comporte une clause de remise des factures des dépenses et de remise de budget réel 90 jours après la fin de l’événement

-Le comité de l’AFELC s’engage à verser le premier versement de 60% dans les 10 jours ouvrables suivant la rencontre avec la permanence. Le délai de la rencontre avec la permanence ne doit pas dépasser 30 jours après la décision du comité de subventions.

-Le comité de l’AFELC s’engage à verser le deuxième versement de 40% dans les 14 jours ouvrables suivant la remise des factures.